Werkkostenregeling – vrije ruimte en de gebruikelijkheidstoets

Bron: Salaris Vanmorgen 26-04-2022

De werkkostenregeling houdt in dat iedere werkgever afhankelijk van het fiscaal loon van het jaar een budget heeft waardoor hij belast loon om kan zetten in onbelast loon.

Dit jaarlijkse budget mag de werkgever alleen besteden aan eigen werknemers en in specifieke gevallen aan ex-werknemers die wegens pensionering uit dienst zijn getreden. Dat budget is de vrije ruimte.

Vrije ruimte

De hoogte van de vrije ruimte wordt in 2022 als volgt berekend over het fiscaal loon:

1,7% over de fiscale loonsom < € 400.000;
1,18% over de fiscale loonsom > € 400.000.

Na afloop van 2022 vindt een definitieve berekening plaats op basis van het daadwerkelijke fiscale loon over 2022. Blijkt na afsluiting van het kalenderjaar dat de werkgever meer heeft aangewezen in de vrije ruimte dan dat deze groot was, dan moet uiterlijk met de aangifte loonheffingen van het tijdvak februari van het navolgende kalenderjaar, 80 procent eindheffing over de overschrijding worden betaald.

Twee uitzonderingen

Er zijn op hoofdlijnen slechts twee uitzonderingen dat een werkgever belast loon aan de werknemer niet aan mag wijzen in de vrije ruimte. Dat betreft:

• verplicht werknemersloon;
• handelen in strijd met de gebruikelijkheidstoets.

Bij verplicht werknemersloon valt te denken aan:

• bijtelling privégebruik auto van de zaak;
• bijtelling privégebruik dienstwoning;
• strafbeschikking/ boete;
  • uitgezonderd boetes opgelegd aan de werkgever in verband met een auto van de zaak;
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat je qua waarde niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat onder vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Vergelijkbare omstandigheden kunnen bijvoorbeeld zijn andere werknemers bij dezelfde werkgever of andere werkgevers.

Het is aan de Belastingdienst om aan te tonen dat iets niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. Voldoe je aan deze toets, dan mag de waarde toegewezen worden aan de vrije ruimte. Voldoe je volgens de Belastingdienst niet aan de gebruikelijkheidstoets, dan vormt de waarde boven de 30 procent afwijking belast loon bij de werknemer. De waarde tot en met 30 procent afwijking mag je toewijzen aan de vrije ruimte.

Zolang er per kalenderjaar bij een werknemer in totaal niet meer dan € 2.400 is toegewezen aan de vrije ruimte, wordt aangenomen dat aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Die € 2.400 geldt ongeacht wanneer de werknemer in het jaar in dienst is getreden en ongeacht of hij fulltimer of parttimer is.

Aanwijzen

Het aanwijzen in de vrije ruimte kan maximaal op twee momenten plaatsvinden:

1. meteen aan het begin van het kalenderjaar benoemen en vastleggen welke eventuele vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je toewijst in de vrije ruimte, mochten deze plaatsvinden in de loop van dat betreffende jaar;
2. aanwijzen op het genietingsmoment zelf, oftewel het moment waarop de werkgever het “loon” betaalt, verrekent of ter beschikking stelt, of waarop het “loon” rentedragend of vorderbaar en inbaar wordt.

Uiteindelijk blijkt uit jouw administratie welke keuze je hebt gemaakt.